IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI

Teknologi informasi (TI) merupakan bagian yang tak terpisahkan lagi bagi dunia usaha terutama dalam era globalisasi. Dalam menghadapi tata dunia yang tak mengenal batas geografis ini, kebutuhan akan produk-produk TI menjadi kebutuhan dasar perusahaan agar dapat bertahan dalam kancah persaingan. Akan tetapi, masih banyak para manager maupun eksekutif yang belum memahami benar seluk beluk TI sehingga peran TI dalam perusahaan seringkali hanya merupakan faktor pelengkap dan “ikut-ikutan”. TI seharusnya membuat kehidupan manusia lebih mudah dan lebih baik. Masih saja sering terdengar bahwa penggunaan TI di suatu perusahaan telah mengecewakan karena dengan investasi yang sangat besar tetap tidak memberikan keuntungan ekonomis yang memadai. Bukti nyata bahwa TI memberikan dampak yang sangat besar pada peningkatan produktifitas, efisiensi atau perluasan pasar kadang sulit dicari. Apa yang salah dengan dunia TI. Apakah teknologinya yang masih kurang sempurna. Atau penerapannya yang salah. Ada beberapa tahapan pengunaan TI yang harus diketahui para manager. TI bukan hanya sekedar digunakan karena perusahaan lain menggunakan. Analisa secara detil perlu dilakukan untuk mengetahui perannya di perusahaan tertentu. Pada periode awal penggunaan TI, yang umumnya dimulai dengan penggunaan komputer, peningkatan efisiensi merupakan dampak yang paling dirasakan perusahaan-perusahaan. Tetapi, kini sudah banyak perusahaan yang menyadari peran TI yang lebih dari sekedar pendukung pekerjaan klerikal dan administrasif, bahkan TI bukan lagi sekedar suporter tetapi enabler. Dampak terbesar yang dirasakan perusahaan adalah penerapan TI secara strategis dan inovatif dalam rangka meningkatkan competitive advantage. Istilah competitive advantage telah menjadi buzzword bagi dunia usasha. Seakan penerapan TI yang berbeda sedikit dari perusahaan saingan sudah merupakan contoh pemanfaatan TI dalam meningkatkan daya saing.

Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen.

KONSEP MANAJEMEN INFORMASI DALAM PERUSAHAAN

Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis.

KONSEP KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN

Dalam mengimplementasikan konsep e-business, terlihat jelas bahwa meraih keunggulan kompetitif (competitive advantage) jauh lebih mudah dibandingkan mempertahankannya. Secara teoritis hal tersebut dapat dijelaskan karena adanya karakteristik sebagai berikut:

• Pada level operasional, yang terjadi dalam e-business adalah restrukturisasi dan redistribusi dari bit-bit digital (digital management), sehingga mudah sekali bagi perusahaan untuk meniru model bisnis dari perusahaan lain yang telah sukses;
• Berbeda dengan bisnis konvensional dimana biasanya sebuah kantor beroperasi 8 jam sehari, di dalam e-business (internet), perusahaan harus mampu melayani pelanggan selama 7 hari seminggu dan 24 jam sehari, karena jika tidak maka dengan mudah kompetitor akan mudah menyaingi perusahaan terkait;
• Berjuta-juta individu (pelanggan) dapat berinteraksi dengan berjuta-juta perusahaan yang terkoneksi di internet, sehingga sangat mudah bagi mereka untuk pindah-pindah perusahaan dengan biaya yang sangat murah (rendahnya switching cost);
• Fenomena jejaring (internetworking) memaksa perusahaan untuk bekerja sama dengan berbagai mitra bisnis untuk dapat menawarkan produk atau jasa secara kompetitif, sehingga kontrol kualitas, harga, dan kecepatan penciptaan sebuah produk atau jasa kerap sangat ditentukan oleh faktor-faktor luar yang tidak berada di dalam kontrol perusahaan; dan
• Mekanisme perdagangan terbuka dan pasar bebas (serta teori perfect competition) secara tidak langsung telah terjadi di dunia internet, sehingga seluruh dampak atau dalil-dalil sehubungan dengan kondisi market semacam itu berlaku terjadi di dunia maya.
 

STRATEGIC USES OF IMFORMATION TECHNOLOGY

Sebelum Teknologi Informasi diterapkan pihak pengambil keputusan harus yakin dan dapat meyakinkan semua pihak terutama para pustakawan bahwa Teknologi Informasi ini akan membawa PNRI lebih baik dan menguntungkan semua stakeholder-nya. Untuk mendapatkan keyakinan tersebut maka harus disusun strategi jitu untuk pengimplementasian Teknologi Informasi yang diharapkan bisa menjamin manfaat TI yang diperoleh akan sebanding dengan investasi yang ditanam, dan mengatasi permasalahan pertumbuhan teknologi yang sangat cepat. Di atas itu semua strategi Teknologi Informasi ini tentunya harus sejalan dengan strategi organisasi PNRI. Beberapa alasan kenapa perencanaan strategis harus dibuat, yang pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua, untuk meningkatkan daya saing atau kinerja organisasi, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama dan pembedanya nanti adalah siapa yang memiliki eksekusi terbaik. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset TI dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan (revenue) maupun pengurangan biaya-biaya (costs). Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang TI. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa TI yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis organisasi. Tidak semua produk TI tergolong baik, dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal daripada yang berhasil.

MEMBANGUN CUSTOMER FOCUSED BISNIS

Customer Focused Bisnis sangat diperlukan dalam membangun organisasi bisnis baru, sehingga para customer akan focus pada satu titik. Pertama pemasaran dan penjualan. Seringkali usaha baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualannya loyo. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan. Kedua produksi. Saya rasa Anda sudah paham proses produksi di bidang ini sehingga dapat membuat struktur organisasi yang tepat.

VALUE CHAIN & STRATEGIC INFORMATION SYSTEM

Peningkatan kualitas dan kuantitas suatu organisasi dapat dicapai dengan sebuah konsep yang sering disebut value chain. Berdasarkan konsep value chainmaka value chain dapat dianalogikan sebagai sebuah trik berantai yang dimana kita harus memilah-milah mana keputusan terbaik dari setiap aktivitas perusahaan sehingga mendapatkan nilai aktivitas yang rendah (murah) dan biaya sebuah produk dihitung berdasarkan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk melakukan aktivitas-aktivitas nilai tersebut sehingga semakin rendah nilai aktivitas  maka semakin rendah pula biaya produksi produk. Untuk mengoptimalkan aktivitas suatu perusahaan dapat dilakukan dengan membagi aktivitas berdasarkan tingkat keperluannya, seperti: aktivitas primer dan sekunder. Aktivitas primer berupa proses logistik keluar-masuk bahan produksi, proses operasional produksi, pemasaran dan penjualan, serta pelayanan. Kemudian, aktivitas sekunder berupa proses pembelian bahan baku, pengembangan teknologi, manajemen sumber daya, dan infrastruktur perusahaan. Penyusunan rencana strategis sistem informasi baru kita laksanakan apabila ketiga halsudah dilakukan. Ada tahap-tahap dan langkah-langkah yang harus dikerjakan sesuai metodologi dan framework yang dipilih. Untuk pengajaran di kelas, sebaiknya disiapkan lebih dahulu beberapa studi kasus supaya implementasi dari metodologi dan framework yang digunakan dapat lebih membumi.

RE-ENGINEERING BUSSINESS PROCESS

Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Business Process Reengineering (BPR, Rekayasa ulang proses bisnis) adalah pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia. Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode kerja pada saat yang sama.

MENCIPTAKAN VIRTUAL COMPANY

Menciptakan Virtual Company yaitu sama saja kita menciptakan produk atau softwere sendiri untuk mendukung suatu perusahaan bila perusahaan itu sedang meningkatkan produktifitasnya atau peningkatan perusahaan itu sendiri menjadi lebih sukses atau lebih maju lg di bidang manajemen atau perdagangan .

MEMBANGUN KNOWLADGE CREATING COMPANY

Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :
1. Important knowledge in Company :
- Cara menghadapi persaingan global.
- Cara menjaga kepuasan pelanggan.
- Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.
- Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office,misalkan Transformers dan Harry Potter.

-Upaya inovasi langsung oleh eksekutif memiliki define bidang pengetahuan.

-Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan

-Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam

-Memastikan informasi umpan balik

-Melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir

-Menerapkan menengah-atas-bawah manajemen,yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif ,aspirasi dan operasional